Déclaration de confidentialité

Version 1.1 · mise à jour le 30 septembre 2026 (v1.1 : politique de cookies ajoutée)

Qui est responsable de vos données

Paxbase est la plateforme d'Exsited BV, dont le siège est établi Patrijsstraat 1, 8540 Deerlijk, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0533.883.644, TVA BE 0533.883.644. Lorsque la présente déclaration mentionne « Paxbase », « nous » ou « notre », il s'agit d'Exsited BV. Pour tout ce qui figure dans la présente déclaration, Exsited BV est le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données. Vous pouvez nous joindre à l'adresse hello@paxbase.be.

Ce que la présente déclaration couvre, et ce qu'elle ne couvre pas

La présente déclaration porte sur les données que nous traitons pour nous-mêmes : celles de nos clients et des administrateurs de leur environnement, celles des entreprises que nous approchons comme clients potentiels, et les données que nous collectons lorsque vous visitez notre site web paxbase.be.

Elle ne porte pas sur les données à caractère personnel que vous traitez au moyen de Paxbase — les données de vos clients, voyageurs, participants, accompagnateurs et fournisseurs. Ces données se trouvent dans votre environnement, vous en décidez, et nous ne les traitons que pour vous et sur vos instructions. Pour ces données, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant. La répartition des rôles est expliquée sur la page RGPD & protection des données ; les engagements contraignants figurent à l'article 8 de nos conditions générales.

Si nous vous approchons comme client potentiel et que vous souhaitez savoir quelles données nous utilisons à cette fin, consultez la page relative aux données de prospection (disponible en néerlandais uniquement).

Si vous visitez notre site web et souhaitez savoir quels cookies nous utilisons, à quelles fins et pendant combien de temps, consultez notre politique en matière de cookies. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via la bannière de cookies en bas de page.

Quelles données nous traitons

En qualité de responsable du traitement, nous traitons :

• vos données d'identification et de contact et celles de vos personnes de contact : nom, fonction, adresse e-mail et numéro de téléphone ;
• vos données de facturation : adresse de facturation, numéro d'entreprise, numéro de TVA et les données de vos paiements ;
• les données de connexion des administrateurs de votre environnement ;
• des données techniques relatives à l'utilisation de la plateforme : journaux de serveur et d'activité et journaux des requêtes adressées à notre interface de programmation ;
• les messages que vous nous adressez et nos réponses ;
• si vous visitez notre site web et y consentez : des statistiques de visite anonymisées via Google Analytics 4 (pages consultées, durée de visite, source de votre visite). Plus de détails dans notre politique en matière de cookies.

À quelles fins et sur quelle base

• Pour exécuter le contrat conclu avec vous — créer et gérer votre environnement, administrer votre abonnement, vous assister en cas de question. Base : article 6, paragraphe 1, b) du règlement.
• Pour respecter nos obligations légales — facturation, comptabilité et TVA. Base : article 6, paragraphe 1, c) du règlement.
• Pour sécuriser la plateforme et détecter les abus — à cette fin, nous utilisons les journaux. Base : article 6, paragraphe 1, f) du règlement, l'intérêt légitime étant la sécurité de la plateforme et des données de nos clients.
• Pour analyser et améliorer notre site web — uniquement après votre consentement via la bannière de cookies. Base : article 6, paragraphe 1, a) du règlement.

Nous n'utilisons pas ces données à d'autres fins et nous ne les vendons pas.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos données de contact et de compte pendant la durée de votre abonnement. Après la résiliation, vous conservez encore trente jours calendrier l'accès à votre environnement afin d'exporter vos données ; l'article 7 des conditions générales décrit ce qu'il advient ensuite de votre environnement.

Nous conservons les données de facturation et de comptabilité pendant la durée de l'obligation légale de conservation. Cette durée est fixée par la législation comptable et la législation TVA et est de sept ans au minimum.

Nous conservons les journaux aussi longtemps qu'ils sont nécessaires pour sécuriser la plateforme et pour examiner les incidents et les abus.

Les statistiques de site web via Google Analytics 4 sont conservées au maximum treize mois, conformément à la durée de conservation standard de Google Analytics 4.

À qui nous communiquons des données

Nous communiquons vos données aux parties dont nous avons besoin pour fournir le service et respecter nos obligations : notre partenaire d'hébergement, les parties qui nous fournissent des services techniques de support, notre comptable, et les autorités publiques lorsque la loi nous y oblige. Nous concluons un contrat de sous-traitance avec les parties qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte. Une liste actualisée de nos sous-traitants est disponible sur demande.

Nous ne vendons pas vos données et nous ne les communiquons pas à des fins commerciales de tiers.

Transfert en dehors de l'Espace économique européen

Si des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'Espace économique européen, cela se fait uniquement au moyen d'un mécanisme de transfert admis par le règlement, tel qu'une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Google LLC traite, via Google Analytics 4, des données aux États-Unis sur la base de la décision d'adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (décision d'exécution (UE) 2023/1795) et, lorsque ce cadre ne s'applique pas, sur la base des clauses contractuelles types.

Vos droits

Vous avez le droit de demander l'accès aux données que nous traitons à votre sujet, de les faire corriger ou supprimer, de faire limiter le traitement, de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant.

Vous exercez ces droits via hello@paxbase.be. Nous répondons dans un délai d'un mois suivant votre demande. Si nous avons besoin de plus de temps, nous vous en informons dans ce délai, en précisant la raison.

La suppression n'est pas toujours possible : ce que nous devons conserver légalement, notamment les données de facturation et de comptabilité, ne peut être supprimé tant que l'obligation de conservation est en cours.

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be. Nous vous invitons à nous contacter d'abord afin que nous puissions remédier à la situation.

Modifications de la présente déclaration

Si la présente déclaration est modifiée, nous publions la nouvelle version sur cette page avec la date de mise à jour. La version en vigueur est toujours celle figurant sur cette page.

Contact

Des questions sur vos données ou sur la présente déclaration ? Envoyez un e-mail à hello@paxbase.be.