RGPD & protection des données

Version 1.0 · dernière mise à jour le 30 septembre 2026

La répartition des rôles

Les données à caractère personnel que vous traitez dans la plateforme — notamment les données de vos clients, voyageurs et participants — nous ne les traitons que pour vous et sur vos instructions. Vous en êtes le responsable du traitement ; nous sommes votre sous-traitant. L'article 8 des conditions générales vaut comme le contrat écrit exigé par l'article 28 du règlement. Vous n'avez pas à signer de document distinct à cet effet.

Pour les données que nous traitons à votre sujet en tant que client — vos coordonnées, vos données de facturation, les données de connexion de vos administrateurs et notre administration relative à votre abonnement — nous sommes nous-mêmes responsable du traitement. Cela figure dans notre déclaration de confidentialité.

Ce que nous faisons des données de votre environnement

Nous conservons, organisons, affichons, modifions, exportons et supprimons les données au sein de la plateforme, dans le seul but de vous fournir le service. Nous ne les traitons pas à nos propres fins et nous ne les vendons pas.

Nous ne traitons les données que sur vos instructions documentées, en ce compris les conditions générales et votre utilisation des fonctionnalités de la plateforme. Si le droit de l'Union européenne ou d'un État membre nous impose un traitement qui sort de ce cadre, nous vous en informons au préalable, sauf si ce droit interdit une telle information.

Sécurité

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les données, en tenant compte de l'état de la technique, des coûts, ainsi que de la nature et des risques du traitement. Nos collaborateurs et sous-traitants qui ont accès aux données sont tenus à la confidentialité.

Chaque environnement dispose de sa propre base de données avec ses propres identifiants d'accès, de sorte que les données de nos clients restent séparées.

Sous-traitants ultérieurs

Pour la fourniture du service, nous faisons appel à des sous-traitants ultérieurs, notamment pour l'hébergement et pour des services techniques de support. Vous nous donnez à cet effet une autorisation générale. Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que celles de l'article 8 des conditions générales, et nous restons responsable à votre égard de leurs actes.

La liste actualisée de nos sous-traitants ultérieurs figure ci-dessous. Si nous remplaçons un sous-traitant ultérieur ou en ajoutons un, nous vous en informons au préalable ; si vous avez un motif légitime de vous y opposer, vous nous le signalez dans les quatorze jours et nous cherchons ensemble une solution. À défaut, vous pouvez résilier l'abonnement à la date à laquelle la modification prend effet, sans indemnité.

Sous-traitant	Rôle	Établissement	Transfert hors EEE
TransIP B.V.	Hébergement et infrastructure serveur	Pays-Bas	—
MailerSend, Inc.	Envoi d’e-mails transactionnels	É.-U. (stockage primaire UE)	CCT + DPF
Mollie B.V.	Traitement des paiements en ligne	Pays-Bas	—
Google Ireland Limited	Connexion via Google et affichage cartographique	Irlande	CCT + DPF
Anthropic (services IA)	Fonctionnalité IA (analyse de dossiers)	É.-U.	CCT
Exact Holding B.V. (ExactOnline)	Intégration comptable (module optionnel)	Pays-Bas	—
Teamleader NV	Intégration CRM (module optionnel)	Belgique	—

Transfert en dehors de l'Espace économique européen

Si des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'Espace économique européen, cela se fait uniquement au moyen d'un mécanisme de transfert admis par le règlement, tel qu'une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Les demandes de vos clients, voyageurs et participants

Si une personne concernée nous demande l'accès, la rectification, l'effacement ou le transfert de ses données présentes dans votre environnement, nous ne traitons pas cette demande nous-mêmes : nous renvoyons la personne concernée vers vous et nous vous en informons. Pour ces données, vous êtes le responsable du traitement : c'est vous qui décidez et qui répondez.

Nous vous aidons à traiter une telle demande au moyen des fonctionnalités que la plateforme prévoit à cet effet. Pour chaque client, vous pouvez constituer un dossier d'accès et le télécharger sous forme de fichier ZIP, consulter et mettre à jour l'aperçu des consentements donnés, et traiter une demande d'effacement, la plateforme vous indiquant jusqu'à quand court une obligation légale de conservation.

S'il s'agit de vos propres données en tant que client de Paxbase, c'est bien à nous qu'il faut vous adresser. La manière d'exercer ces droits figure dans notre déclaration de confidentialité.

Assistance et contrôle

Nous vous aidons à respecter vos obligations en matière de sécurité, de notification des violations de données et d'analyses d'impact relatives à la protection des données, dans la mesure où cela peut raisonnablement être attendu de nous en tant que sous-traitant. Nous mettons à votre disposition les informations dont vous avez besoin pour démontrer le respect de l'article 8, et nous permettons un audit ou une inspection. Vous demandez un tel audit au moins trente jours à l'avance, il ne perturbe pas notre prestation de services, et vous en supportez les frais sauf s'il révèle un manquement de notre part.

Violations de données

Si nous constatons une violation de données à caractère personnel dans votre environnement, nous vous en informons sans retard injustifié, avec les informations dont nous disposons. C'est vous qui décidez si et comment vous informez l'autorité de contrôle et les personnes concernées ; il s'agit de votre obligation en tant que responsable du traitement.

Après votre résiliation

Après la fin de votre abonnement, vous conservez encore trente jours calendrier l'accès à votre environnement afin d'exporter vos données au moyen des fonctions d'export visées à l'article 7 des conditions générales. Exportez donc vous-même ce que vous souhaitez conserver, dans ce délai.

Si vous souhaitez que nous supprimions votre environnement et les données qu'il contient, vous en faites la demande à l'adresse hello@paxbase.be. Nous traitons cette demande et vous indiquons ce que nous supprimons et ce que nous sommes légalement tenus de conserver, en particulier les données de facturation et de comptabilité.

Questions

Des questions sur cette répartition des rôles ou sur le traitement des données de votre environnement ? Écrivez à hello@paxbase.be.