Conditions générales

Version 1.0 · applicable à partir du 1er octobre 2026

1. Qui nous sommes et champ d'application

Paxbase est la plateforme d'Exsited BV, dont le siège est établi Patrijsstraat 1, 8540 Deerlijk, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0533.883.644, TVA BE 0533.883.644. Lorsque les présentes conditions mentionnent « Paxbase », « nous » ou « notre », il s'agit d'Exsited BV. Vous pouvez nous joindre à hello@paxbase.be.

Les présentes conditions s'appliquent à toute utilisation de la plateforme Paxbase et à tous les services que nous fournissons autour de celle-ci. En souscrivant un abonnement ou en utilisant la plateforme, vous acceptez les présentes conditions.

Nous fournissons nos services exclusivement à des entreprises et organisations qui utilisent la plateforme à des fins professionnelles. Les présentes conditions ne sont pas rédigées pour des consommateurs. Si vous utilisez néanmoins la plateforme en qualité de consommateur, les règles impératives du droit de la consommation vous restent applicables et aucune clause des présentes conditions n'y déroge.

Vos propres conditions d'achat ne s'appliquent pas dans la mesure où elles s'écartent des présentes conditions, sauf si nous les avons acceptées par écrit. Les dérogations que nous convenons par écrit avec vous priment les présentes conditions.

2. Le service

Paxbase est un logiciel que vous utilisez via internet (software as a service). Pour la durée de votre abonnement, vous obtenez un droit non exclusif et non transférable d'utiliser la plateforme pour la gestion interne de votre entreprise. Nous ne vous livrons aucune copie du logiciel et vous n'installez rien.

Les fonctionnalités comprises dans votre abonnement sont celles que nous convenons avec vous lors de la souscription. Nous pouvons continuer à développer la plateforme : mettre à jour, ajouter ou remplacer des fonctionnalités. Si nous supprimons une fonctionnalité sur laquelle vous vous êtes raisonnablement organisé, nous vous en informons au préalable et vous pouvez résilier l'abonnement comme décrit à l'article 6.

Nous ne sommes ni organisateur de voyages ni détaillant de voyages. Nous ne vendons pas de voyages et nous ne concluons aucun contrat de voyage avec vos clients. L'article 11 précise ce que cela implique pour vous.

3. Disponibilité, maintenance et assistance

Nous mettons tout en œuvre pour maintenir la plateforme disponible et opérationnelle. Nous ne garantissons aucun niveau de disponibilité : il n'existe pas de service level agreement, sauf si nous en concluons un séparément et par écrit avec vous. Notre engagement sur ce point est une obligation de moyens et non de résultat.

La maintenance, les mises à jour et les réparations peuvent interrompre ou ralentir temporairement la plateforme. Lorsque nous prévoyons qu'une maintenance planifiée vous gênera, nous vous en informons au préalable dans la mesure du raisonnable. En cas de maintenance urgente ou de problème de sécurité, nous intervenons immédiatement et nous vous en informons dès que possible ensuite.

Vous demandez de l'assistance à hello@paxbase.be. Nous ne garantissons aucun délai de réponse ou de résolution, sauf convention écrite contraire.

Nous ne nous engageons pas à réaliser ou à conserver des sauvegardes de vos données, sauf convention écrite distincte. Si vous voulez être certain de ne pas perdre de données, conservez vous-même des copies au moyen des fonctions d'export visées à l'article 7.

4. Votre compte et un usage responsable

Vous êtes responsable des comptes créés dans votre environnement et de ce qui se passe par leur intermédiaire. Vous gardez les données de connexion confidentielles, vous n'accordez pas d'accès à des personnes qui n'y ont professionnellement pas droit, et vous nous avertissez dès que vous soupçonnez un usage abusif d'un compte.

Vous utilisez la plateforme conformément à la loi et aux présentes conditions. Vous n'introduisez dans la plateforme aucune donnée pour laquelle vous n'avez ni base légale ni droit, et vous n'utilisez pas la plateforme pour porter atteinte au fonctionnement, à la sécurité ou aux données d'autres utilisateurs.

En cas de manquement grave à ces règles, nous pouvons limiter ou suspendre l'accès afin de protéger le service ou les autres utilisateurs. Nous vous en informons et nous ne maintenons pas cette mesure plus longtemps que nécessaire. La suspension ne vous dispense pas du paiement de la période de facturation en cours.

5. Prix, facturation et paiement

Vous payez le prix que nous avons convenu avec vous lors de la souscription de votre abonnement. Tous les prix sont exprimés en euros et hors TVA et autres taxes, sauf mention expresse contraire.

Les abonnements sont facturés mensuellement. Le délai de paiement est indiqué sur la facture.

Nous facturons par voie électronique. Vous acceptez les factures électroniques et veillez à pouvoir les recevoir selon les modalités prescrites par la réglementation applicable, y compris l'obligation belge de facturation électronique structurée entre entreprises.

Si vous contestez une facture, vous nous le signalez dans les quatorze jours de la date de la facture, par écrit et de façon motivée. À défaut, la facture est réputée acceptée. La contestation d'un poste ne suspend pas le paiement du solde de la facture.

En cas de défaut de paiement à l'échéance, un intérêt de retard est dû de plein droit et sans mise en demeure, au taux d'intérêt légal en matière de retard de paiement dans les transactions commerciales, majoré d'une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Si le paiement reste impayé après une mise en demeure écrite, nous pouvons suspendre l'accès à la plateforme jusqu'au paiement ; l'article 4, alinéa 3, est alors d'application.

Nous pouvons adapter nos prix. Nous vous communiquons toute modification de prix au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Si vous ne l'acceptez pas, vous pouvez résilier l'abonnement à la date d'entrée en vigueur du nouveau prix, sans indemnité. Si vous continuez à utiliser la plateforme après cette date, le nouveau prix s'applique.

6. Durée, résiliation et fin du contrat

Votre abonnement est conclu pour un mois et est chaque fois reconduit tacitement pour un mois, sauf résiliation par vous ou par nous.

Vous pouvez résilier mensuellement. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Les périodes déjà facturées ne sont pas remboursées.

Nous pouvons résilier l'abonnement moyennant un préavis de trois mois, prenant cours le premier jour du mois suivant la réception de la résiliation par vous.

Nous pouvons mettre fin au contrat sans préavis si vous ne respectez pas une obligation essentielle des présentes conditions et que vous ne remédiez pas à ce manquement dans les quinze jours de notre mise en demeure écrite, ou si vous êtes déclaré en faillite ou cessez vos activités. Lorsqu'un manquement n'est, par sa nature, pas susceptible d'être réparé, ce délai de quinze jours ne s'applique pas.

La résiliation et la fin du contrat se font par écrit, e-mail inclus. L'article 7 décrit ce qu'il advient de vos données après la date de fin.

7. Vos données et l'export

Les données que vous ou vos utilisateurs introduisez dans la plateforme restent vos données. Nous n'en faisons aucun usage propre au-delà de ce qui est nécessaire pour vous fournir le service et pour respecter nos obligations légales.

Tant que votre compte est actif, vous extrayez vous-même vos données de Paxbase au moyen des fonctions d'export disponibles dans la plateforme. Il s'agit actuellement des exports CSV des clients, des dossiers, des factures, des paiements, des voyages, des devis, des contrats et du rapport d'inscriptions ; des exports XLSX des participants et des inscriptions par dossier ; et, par client individuel, d'un dossier d'accès RGPD sous forme de fichier ZIP.

Paxbase ne fournit pas d'export de l'ensemble de votre environnement en un seul fichier. Exportez donc vous-même ce que vous souhaitez conserver, tant que votre compte est encore actif.

Après la résiliation de votre abonnement, votre droit d'utiliser la plateforme prend fin. Nous nous engageons à vous donner encore, pendant trente jours calendaires à compter de la résiliation, l'accès à votre environnement afin d'exporter vos données au moyen des fonctions d'export visées au présent article. Passé ce délai de trente jours calendaires, nous supprimons définitivement votre environnement et les données qu'il contient, à l'exception de ce que nous sommes légalement tenus de conserver, en particulier les données de facturation et de comptabilité. Exportez donc vous-même ce que vous souhaitez conserver, dans ce délai de trente jours. Si vous souhaitez une suppression anticipée, vous en faites la demande à hello@paxbase.be.

8. Traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel que vous traitez dans la plateforme — notamment les données de vos clients, voyageurs et participants — nous les traitons exclusivement pour vous et sur votre instruction. Vous en êtes le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données ; nous sommes votre sous-traitant. Le présent article vaut comme le contrat écrit exigé par l'article 28 de ce règlement.

Pour les données que nous traitons à votre sujet en tant que client — vos coordonnées, vos données de facturation, les données de connexion de vos administrateurs et notre administration relative à votre abonnement — nous sommes nous-mêmes responsable du traitement.

Objet, durée et nature. Nous traitons les données à caractère personnel que vous introduisez ou faites introduire dans la plateforme, pendant la durée de votre abonnement et, au-delà, pour la durée prévue à l'article 7. Le traitement consiste à conserver, organiser, afficher, modifier, exporter et supprimer ces données au sein de la plateforme, à la seule fin de vous fournir le service. Nous ne traitons pas ces données à nos propres fins et nous ne les vendons pas.

Instructions. Nous ne traitons les données que sur votre instruction documentée, laquelle comprend les présentes conditions et votre utilisation des fonctionnalités de la plateforme. Si le droit de l'Union européenne ou d'un État membre nous oblige à un traitement qui sort de ce cadre, nous vous en informons préalablement, sauf si ce droit interdit cette information. Si nous estimons qu'une de vos instructions viole la réglementation en matière de protection des données, nous vous en informons.

Confidentialité et sécurité. Nos collaborateurs et sous-traitants qui ont accès aux données sont tenus à la confidentialité. Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les données, compte tenu de l'état des connaissances, des coûts, ainsi que de la nature et des risques du traitement.

Sous-traitants ultérieurs. Nous faisons appel à des sous-traitants ultérieurs pour la fourniture du service, notamment pour l'hébergement et pour des services techniques de support. Vous nous donnez à cet égard une autorisation générale. Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que celles du présent article et nous restons responsables à votre égard de leurs actes. Sur votre demande, nous vous communiquons la liste actualisée des sous-traitants ultérieurs auxquels nous faisons appel. Si nous remplaçons ou ajoutons un sous-traitant ultérieur, nous vous en informons au préalable ; si vous avez un motif légitime de vous y opposer, vous nous le signalez dans les quatorze jours et nous cherchons ensemble une solution. À défaut de solution, vous pouvez résilier l'abonnement à la date d'entrée en vigueur de la modification, sans indemnité.

Transferts hors de l'Espace économique européen. Si des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'Espace économique européen, ce traitement n'a lieu qu'au moyen d'un mécanisme de transfert admis par le règlement, tel qu'une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Droits des personnes concernées. Si une personne concernée nous demande l'accès, la rectification, la suppression ou la portabilité de ses données issues de votre environnement, nous ne traitons pas cette demande nous-mêmes : nous renvoyons la personne concernée vers vous et nous vous en informons. Nous vous aidons à traiter une telle demande, au moyen des fonctionnalités que la plateforme prévoit à cet effet.

Assistance et information. Nous vous aidons à respecter vos obligations en matière de sécurité, de notification de violations de données et d'analyses d'impact relatives à la protection des données, dans la mesure où cela peut raisonnablement être attendu de nous en tant que sous-traitant. Nous mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article et nous permettons un audit ou une inspection. Vous demandez un tel audit au moins trente jours à l'avance, il ne perturbe pas notre prestation de services, et vous en supportez le coût sauf s'il révèle un manquement de notre part.

Violations de données. Si nous constatons une violation de données à caractère personnel dans votre environnement, nous vous en informons sans retard injustifié, avec les informations dont nous disposons. C'est vous qui décidez si et comment vous informez l'autorité de contrôle et les personnes concernées ; il s'agit de votre obligation en tant que responsable du traitement.

Fin du traitement. À la fin de votre abonnement, nous supprimons ou vous restituons les données à caractère personnel conformément à l'article 7, sauf lorsque le droit de l'Union européenne ou d'un État membre nous oblige à les conserver.

9. Confidentialité

Ce que nous apprenons l'un de l'autre dans le cadre du présent contrat et qui n'est pas public, nous le gardons confidentiel. Nous ne l'utilisons que pour exécuter nos obligations découlant du présent contrat et nous ne le communiquons pas à des tiers, sauf aux collaborateurs et sous-traitants qui doivent en avoir connaissance et qui sont tenus à la même confidentialité, ou lorsque la loi ou une décision judiciaire nous y oblige.

Cette obligation reste en vigueur jusqu'à trois ans après la fin du contrat. Pour les données à caractère personnel, l'article 8 s'applique, lequel ne connaît pas de date de fin.

Nous ne vous citons pas comme client dans notre communication sans votre accord préalable.

10. Propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle sur la plateforme — le logiciel, le design, la documentation ainsi que les marques et dénominations que nous utilisons — restent la propriété d'Exsited BV ou des titulaires qui nous ont octroyé une licence. Votre abonnement vous confère un droit d'utilisation tel que décrit à l'article 2 et ne vous transfère aucun droit.

Vous ne pouvez pas copier, décompiler ou soumettre la plateforme à de l'ingénierie inverse, sauf dans les cas où la loi l'autorise expressément, et vous ne supprimez aucune mention de nos droits.

Les données et les fichiers que vous introduisez dans la plateforme restent les vôtres. Vous nous accordez uniquement le droit de les utiliser dans la mesure nécessaire à la fourniture du service.

Si vous nous adressez des suggestions ou des retours sur la plateforme, nous pouvons les utiliser librement pour améliorer celle-ci, sans indemnité et sans que vous acquériez de ce fait des droits sur la plateforme.

11. Vos obligations en tant qu'organisateur ou détaillant de voyages

Paxbase est un logiciel administratif. Nous ne sommes ni organisateur ni détaillant de voyages à forfait, ni intermédiaire de voyages, ni distributeur d'assurances. Nous ne fournissons aucune protection contre l'insolvabilité et nous ne répondons pas de l'exécution des voyages que vous vendez.

Vous restez responsable de vos propres obligations envers vos voyageurs et envers les autorités, notamment : les informations précontractuelles et le formulaire d'information standard prescrits par la réglementation relative aux voyages à forfait, le contenu de vos propres conditions de voyage et de vente, votre protection contre l'insolvabilité et les garanties financières qui vous sont applicables, vos autorisations et enregistrements, votre indication des prix et l'exhaustivité du prix total, ainsi que l'exactitude fiscale et comptable des documents que vous établissez.

Les modèles, textes et calculs générés par la plateforme sont des outils. Ils ne constituent pas un avis juridique et nous ne garantissons pas qu'ils suffisent à satisfaire à vos obligations. Il vous appartient de vérifier que ce que vous transmettez à vos voyageurs est exact et complet.

12. Responsabilité et garantie

Nous sommes responsables envers vous du dommage résultant d'un manquement de notre part, dans les limites fixées par le présent article.

Notre responsabilité totale pour l'ensemble des sinistres survenant au cours d'une période de douze mois est limitée au montant que vous nous avez payé pour le service au cours des douze mois précédant le sinistre, hors TVA.

Nous ne sommes pas responsables du dommage indirect, ni du manque à gagner, de la perte de chiffre d'affaires ou de clientèle, de l'atteinte à la réputation, ni du dommage résultant de la perte ou de l'altération de données dont vous n'avez pas conservé de copie.

Ces limitations ne s'appliquent pas au dommage résultant de notre dol ou de notre faute intentionnelle, ni au dommage causé à la vie ou à l'intégrité physique d'une personne, ni dans les cas où la loi interdit une limitation de responsabilité. Elles ne privent pas non plus le contrat de sa substance.

Ces limitations bénéficient de la même manière à nos collaborateurs, administrateurs et sous-traitants, qui peuvent s'en prévaloir à votre égard.

Aucune des parties n'est responsable de l'inexécution d'une obligation lorsque celle-ci résulte d'une circonstance échappant à son contrôle raisonnable, telle qu'une défaillance d'un fournisseur de réseau ou d'hébergement, une cyberattaque externe, une mesure des autorités ou une catastrophe naturelle. Si cette circonstance dure plus de soixante jours, chaque partie peut mettre fin au contrat sans indemnité.

Vous nous garantissez contre les réclamations de tiers — dont vos clients, vos voyageurs et les autorités de contrôle — qui trouvent leur origine dans votre utilisation de la plateforme, dans les données que vous y introduisez, ou dans le non-respect de vos obligations visées à l'article 11. Cette garantie ne s'applique pas à la part de la réclamation qui résulte d'un manquement de notre part.

Si vous souhaitez nous réclamer un dommage, vous le signalez dans les deux mois après en avoir pris connaissance. Toute réclamation qui n'est pas introduite en justice dans les douze mois du sinistre est forclose.

13. Modifications des présentes conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions, par exemple lorsque la réglementation change, lorsque le service évolue, ou lorsque nous clarifions une disposition.

Toute modification qui affecte substantiellement vos droits ou obligations vous est communiquée au moins trente jours avant son entrée en vigueur, par e-mail à l'adresse dont nous disposons ou par un message dans la plateforme. Si vous ne l'acceptez pas, vous pouvez résilier l'abonnement à la date d'entrée en vigueur de la modification, sans indemnité et sans autre obligation que le paiement des périodes déjà fournies. Si vous continuez à utiliser la plateforme après cette date, la nouvelle version s'applique.

Les modifications qui n'affectent pas vos droits et obligations — corrections linguistiques, coordonnées modifiées, numérotation adaptée — sont apportées sans information préalable. La version en vigueur figure toujours sur cette page, avec la date à partir de laquelle elle s'applique.

14. Dispositions diverses

Les présentes conditions, ensemble avec ce que nous avons convenu par écrit avec vous lors de la souscription de votre abonnement, constituent l'intégralité du contrat entre nous concernant l'utilisation de Paxbase.

Si une clause des présentes conditions est nulle ou inexécutable, les autres clauses restent applicables, et nous remplaçons la clause concernée par une clause valable qui se rapproche le plus possible de l'intention initiale.

Le fait que nous n'exercions pas une fois un droit découlant des présentes conditions ne signifie pas que nous y renonçons.

Vous ne pouvez pas transférer vos droits et obligations découlant du présent contrat sans notre accord écrit. Nous pouvons le faire dans le cadre d'une cession de notre entreprise ou de l'activité dont Paxbase relève ; nous vous en informons dans ce cas et vous pouvez résilier l'abonnement à la date de la cession.

Les communications dans le cadre du présent contrat sont valablement faites lorsqu'elles sont envoyées par e-mail à hello@paxbase.be, respectivement à l'adresse e-mail que vous nous avez indiquée comme adresse de contact.

15. Droit applicable et tribunal compétent

Le présent contrat est soumis au droit belge.

Nous soumettons d'abord les litiges relatifs au présent contrat l'un à l'autre : la partie qui constate un litige le signale par écrit à l'autre, et nous recherchons pendant trente jours une solution concertée. À défaut, seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Flandre-Occidentale sont compétents, et plus précisément le tribunal de l'entreprise de Gand, division Courtrai. Cela n'empêche aucune des parties de demander, en cas d'urgence, une mesure provisoire au juge compétent à cet effet.

Les présentes conditions existent en néerlandais, en français et en anglais. En cas de divergence entre les versions, la version néerlandaise prévaut.