Algemene voorwaarden

Versie 1.0 · van toepassing vanaf 1 oktober 2026

1. Wie wij zijn en waarop deze voorwaarden van toepassing zijn

Paxbase is het platform van Exsited BV, met zetel te Patrijsstraat 1, 8540 Deerlijk, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0533.883.644, btw BE 0533.883.644. Waar in deze voorwaarden "Paxbase", "wij" of "ons" staat, wordt Exsited BV bedoeld. U bereikt ons op hello@paxbase.be.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van het Paxbase-platform en op alle diensten die wij daarrond leveren. Door een abonnement af te sluiten of het platform te gebruiken, aanvaardt u deze voorwaarden.

Wij leveren uitsluitend aan ondernemingen en organisaties die het platform beroepsmatig gebruiken. Deze voorwaarden zijn niet geschreven voor consumenten. Gebruikt u het platform toch als consument, dan blijven de dwingende regels van het consumentenrecht op u van toepassing en wijkt geen enkel beding in deze voorwaarden daarvan af.

Uw eigen aankoopvoorwaarden gelden niet voor zover zij van deze voorwaarden afwijken, tenzij wij ze schriftelijk hebben aanvaard. Afwijkingen die wij wel schriftelijk met u overeenkomen, hebben voorrang op deze voorwaarden.

2. De dienst

Paxbase is software die u via internet gebruikt (software as a service). U krijgt voor de duur van uw abonnement een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om het platform te gebruiken voor de interne bedrijfsvoering van uw onderneming. Wij leveren u geen kopie van de software en u installeert niets.

Welke functies uw abonnement bevat, spreken wij bij het afsluiten met u af. Wij mogen het platform verder ontwikkelen: functies bijwerken, toevoegen of vervangen. Halen wij een functie weg waarop u zich redelijkerwijs heeft ingericht, dan verwittigen wij u vooraf en kan u het abonnement opzeggen zoals beschreven in artikel 6.

Wij zijn geen reisorganisator en geen reisdoorverkoper. Wij verkopen geen reizen en gaan geen reisovereenkomst met uw klanten aan. Artikel 11 beschrijft wat dat voor u betekent.

3. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Wij spannen ons in om het platform beschikbaar en werkbaar te houden. Wij geven geen gegarandeerd beschikbaarheidsniveau: er is geen service level agreement, tenzij wij die apart en schriftelijk met u afsluiten. Onze verbintenis op dit punt is een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis.

Onderhoud, updates en herstellingen kunnen het platform tijdelijk onderbreken of vertragen. Gepland onderhoud waarvan wij verwachten dat het u hindert, kondigen wij vooraf aan waar dat redelijk mogelijk is. Bij dringend onderhoud of een veiligheidsprobleem grijpen wij onmiddellijk in en verwittigen wij u zo snel als mogelijk daarna.

Ondersteuning vraagt u aan via hello@paxbase.be. Wij hebben geen gegarandeerde reactie- of hersteltijd, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

Wij verbinden ons niet tot het maken of bewaren van back-ups van uw gegevens, tenzij wij dat apart en schriftelijk met u overeenkomen. Wil u zeker zijn dat u geen gegevens verliest, bewaar dan zelf kopieën met de exportfuncties uit artikel 7.

4. Uw account en verantwoord gebruik

U bent verantwoordelijk voor de accounts die in uw omgeving worden aangemaakt en voor wat er via die accounts gebeurt. U houdt de aanmeldgegevens vertrouwelijk, u geeft geen toegang aan personen die er beroepsmatig geen recht op hebben, en u verwittigt ons zodra u vermoedt dat een account misbruikt wordt.

U gebruikt het platform in overeenstemming met de wet en met deze voorwaarden. U brengt geen gegevens in het platform waarvoor u geen rechtsgrond of geen recht heeft, en u gebruikt het platform niet om de werking, de veiligheid of de gegevens van andere gebruikers te schaden.

Bij een ernstige inbreuk op deze regels mogen wij de toegang beperken of opschorten om de dienst of andere gebruikers te beschermen. Wij verwittigen u daarbij, en wij houden die maatregel niet langer aan dan nodig. Opschorting ontslaat u niet van de betaling van de lopende factuurperiode.

5. Prijzen, facturatie en betaling

U betaalt de prijs die wij bij het afsluiten van uw abonnement met u zijn overeengekomen. Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Abonnementen worden maandelijks gefactureerd. De betalingstermijn staat op de factuur.

Wij factureren elektronisch. U aanvaardt elektronische facturen en zorgt ervoor dat u ze kan ontvangen op de manier die de toepasselijke regelgeving voorschrijft, met inbegrip van de Belgische verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie tussen ondernemingen.

Betwist u een factuur, dan meldt u dat binnen veertien dagen na de factuurdatum, schriftelijk en met opgave van de reden. Doet u dat niet, dan wordt de factuur als aanvaard beschouwd. Een betwisting over één post schort de betaling van de rest van de factuur niet op.

Betaalt u niet op tijd, dan is van rechtswege en zonder aanmaning verwijlinterest verschuldigd tegen de wettelijke interestvoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties, vermeerderd met een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten. Blijft de betaling ook na een schriftelijke aanmaning uit, dan mogen wij de toegang tot het platform opschorten tot u heeft betaald; artikel 4, derde lid is dan van toepassing.

Wij mogen onze prijzen aanpassen. Een prijswijziging melden wij u minstens dertig dagen voordat zij ingaat. Gaat u er niet mee akkoord, dan kan u het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs zou ingaan, zonder vergoeding. Blijft u het platform na die datum gebruiken, dan geldt de nieuwe prijs.

6. Duur, opzegging en beëindiging

Uw abonnement loopt voor een maand en wordt telkens stilzwijgend verlengd met een maand, tenzij u of wij het opzeggen.

U kan maandelijks opzeggen. De opzegging gaat in op het einde van de lopende factuurperiode. Reeds gefactureerde periodes worden niet terugbetaald.

Wij kunnen het abonnement opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden, die ingaat op de eerste dag van de maand na uw ontvangst van de opzegging.

Wij kunnen de overeenkomst zonder opzegtermijn beëindigen als u een wezenlijke verplichting uit deze voorwaarden niet nakomt en u die tekortkoming niet herstelt binnen vijftien dagen na onze schriftelijke aanmaning, of als u in staat van faillissement wordt verklaard of uw activiteiten stopzet. Gaat het om een tekortkoming die uit haar aard niet hersteld kan worden, dan geldt die termijn van vijftien dagen niet.

Opzegging en beëindiging gebeuren schriftelijk, e-mail inbegrepen. Artikel 7 beschrijft wat er na de einddatum met uw gegevens gebeurt.

7. Uw gegevens en export

De gegevens die u of uw gebruikers in het platform invoeren, blijven uw gegevens. Wij maken er geen eigen gebruik van buiten wat nodig is om u de dienst te leveren en om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Zolang uw account actief is, haalt u uw gegevens zelf uit Paxbase met de exportfuncties die in het platform beschikbaar zijn. Op dit moment zijn dat: CSV-exports van klanten, dossiers, facturen, betalingen, reizen, offertes, contracten en het inschrijvingsrapport; XLSX-exports van deelnemers en van de inschrijvingen per dossier; en, per individuele klant, een GDPR-inzagedossier als ZIP-bestand.

Paxbase levert geen export van uw volledige omgeving in één bestand. Exporteer daarom zelf wat u wil bewaren, zolang uw account nog actief is.

Na de beëindiging van uw abonnement eindigt uw recht om het platform te gebruiken. Wij verbinden ons ertoe u nog dertig kalenderdagen na de beëindiging toegang tot uw omgeving te geven om uw gegevens te exporteren met de exportfuncties uit dit artikel. Na die dertig kalenderdagen verwijderen wij uw omgeving en de gegevens erin definitief, met uitzondering van wat wij wettelijk moeten bewaren, in het bijzonder facturatie- en boekhoudgegevens. Exporteer daarom zelf wat u wil bewaren, binnen die termijn van dertig dagen. Wil u de verwijdering vroeger, dan vraagt u dat aan via hello@paxbase.be.

8. Verwerking van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u in het platform verwerkt — onder meer gegevens van uw klanten, reizigers en deelnemers — verwerken wij uitsluitend voor u en op uw instructie. U bent daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming; wij zijn uw verwerker. Dit artikel geldt als de schriftelijke overeenkomst die artikel 28 van die verordening vereist.

Voor de gegevens die wij over u als klant verwerken — uw contactgegevens, uw facturatiegegevens, de aanmeldgegevens van uw beheerders en onze administratie rond uw abonnement — zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Voorwerp, duur en aard. Wij verwerken de persoonsgegevens die u in het platform invoert of laat invoeren, voor de duur van uw abonnement en daarna voor zolang artikel 7 bepaalt. De verwerking bestaat uit het opslaan, ordenen, weergeven, wijzigen, exporteren en verwijderen van die gegevens binnen het platform, met als enig doel u de dienst te leveren. Wij verwerken de gegevens niet voor eigen doeleinden en wij verkopen ze niet.

Instructies. Wij verwerken de gegevens enkel op uw gedocumenteerde instructie, waaronder deze voorwaarden en uw gebruik van de functies van het platform. Verplicht het recht van de Europese Unie of van een lidstaat ons tot een verwerking die daarbuiten valt, dan verwittigen wij u vooraf, tenzij dat recht die kennisgeving verbiedt. Vinden wij dat een instructie van u in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving, dan brengen wij u daarvan op de hoogte.

Vertrouwelijkheid en beveiliging. Onze medewerkers en onderaannemers die toegang hebben tot de gegevens, zijn tot vertrouwelijkheid gehouden. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten, en de aard en de risico's van de verwerking.

Subverwerkers. Wij doen voor de levering van de dienst een beroep op subverwerkers, onder meer voor hosting en voor ondersteunende technische diensten. U geeft ons daarvoor een algemene toelating. Wij leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als die uit dit artikel, en wij blijven tegenover u aansprakelijk voor wat zij doen. Op uw verzoek bezorgen wij u de actuele lijst van de subverwerkers die wij inzetten. Vervangen wij een subverwerker of voegen wij er een toe, dan melden wij dat vooraf; heeft u daar een gegronde reden tegen, dan meldt u dat binnen veertien dagen en zoeken wij samen een oplossing. Vinden wij die niet, dan kan u het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder vergoeding.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met een doorgiftemechanisme dat de verordening toelaat, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Rechten van betrokkenen. Vraagt een betrokkene bij ons om inzage, verbetering, verwijdering of overdracht van zijn gegevens uit uw omgeving, dan behandelen wij die vraag niet zelf: wij verwijzen de betrokkene naar u en wij brengen u op de hoogte. Wij helpen u om zo'n vraag te behandelen, met de functies die het platform daarvoor bevat.

Bijstand en informatie. Wij helpen u bij het nakomen van uw verplichtingen inzake beveiliging, melding van gegevensinbreuken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, in de mate dat dit van ons als verwerker redelijk verwacht kan worden. Wij stellen u de informatie ter beschikking die u nodig heeft om aan te tonen dat dit artikel wordt nageleefd, en wij maken een audit of inspectie mogelijk. U vraagt zo'n audit minstens dertig dagen vooraf aan, hij verstoort onze dienstverlening niet, en u draagt de kosten ervan tenzij hij een tekortkoming van onze kant aan het licht brengt.

Gegevensinbreuken. Stellen wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens in uw omgeving vast, dan melden wij u dat zonder onredelijke vertraging, met de informatie waarover wij beschikken. Of en hoe u de toezichthoudende autoriteit en de betrokkenen inlicht, beslist u; dat is uw verplichting als verwerkingsverantwoordelijke.

Einde van de verwerking. Bij het einde van uw abonnement verwijderen of bezorgen wij de persoonsgegevens zoals artikel 7 bepaalt, behalve wanneer het recht van de Europese Unie of van een lidstaat ons verplicht ze te bewaren.

9. Vertrouwelijkheid

Wat wij van elkaar te weten komen in het kader van deze overeenkomst en wat niet publiek is, houden wij vertrouwelijk. Wij gebruiken het enkel om onze verplichtingen uit deze overeenkomst na te komen, en wij geven het niet aan derden, behalve aan medewerkers en onderaannemers die het moeten kennen en die tot dezelfde vertrouwelijkheid gehouden zijn, of wanneer de wet of een rechterlijke beslissing ons daartoe verplicht.

Deze verplichting blijft gelden tot drie jaar na het einde van de overeenkomst. Voor persoonsgegevens geldt artikel 8, dat geen einddatum kent.

Wij vermelden u niet als klant in onze communicatie zonder uw voorafgaande toestemming.

10. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op het platform — de software, de vormgeving, de documentatie en de merken en namen die wij gebruiken — blijven bij Exsited BV of bij de rechthebbenden die ons een licentie hebben gegeven. Uw abonnement geeft u een gebruiksrecht zoals beschreven in artikel 2 en draagt geen enkel recht aan u over.

U mag het platform niet kopiëren, decompileren of onderwerpen aan reverse engineering, behalve in de gevallen waarin de wet dat uitdrukkelijk toestaat, en u verwijdert geen verwijzingen naar onze rechten.

De gegevens en de bestanden die u in het platform brengt, blijven van u. U geeft ons enkel het recht om ze te gebruiken voor zover dat nodig is om u de dienst te leveren.

Stuurt u ons suggesties of feedback over het platform, dan mogen wij die vrij gebruiken om het platform te verbeteren, zonder vergoeding en zonder dat u daarmee rechten op het platform verwerft.

11. Uw verplichtingen als reisorganisator of reisdoorverkoper

Paxbase is administratieve software. Wij zijn geen organisator en geen doorverkoper van pakketreizen, geen reisbemiddelaar en geen verzekeringsdistributeur. Wij bieden geen insolventiebescherming en wij staan niet in voor de uitvoering van de reizen die u verkoopt.

U blijft zelf verantwoordelijk voor uw eigen verplichtingen tegenover uw reizigers en tegenover de overheid, onder meer voor: de precontractuele informatie en het standaardinformatieformulier die de regelgeving inzake pakketreizen voorschrijft, de inhoud van uw eigen reis- en verkoopvoorwaarden, uw insolventiebescherming en de financiële waarborgen die op u van toepassing zijn, uw vergunningen en registraties, uw prijsaanduiding en de volledigheid van de totaalprijs, en de fiscale en boekhoudkundige juistheid van de documenten die u opmaakt.

Modellen, teksten en berekeningen die het platform genereert, zijn hulpmiddelen. Zij zijn geen juridisch advies en wij geven geen garantie dat zij volstaan om aan uw verplichtingen te voldoen. U kijkt na of wat u aan uw reizigers bezorgt, juist en volledig is.

12. Aansprakelijkheid en vrijwaring

Wij zijn tegenover u aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van een tekortkoming van onze kant, binnen de grenzen die dit artikel stelt.

Onze totale aansprakelijkheid voor alle schadegevallen samen die zich in een periode van twaalf maanden voordoen, is beperkt tot het bedrag dat u ons in de twaalf maanden vóór het schadegeval voor de dienst heeft betaald, exclusief btw.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, noch voor gederfde winst, verlies van omzet of cliënteel, reputatieschade, of schade door verlies of beschadiging van gegevens waarvan u zelf geen kopie heeft bewaard.

Deze beperkingen gelden niet voor schade door ons bedrog of ons opzet, niet voor schade aan het leven of de lichamelijke integriteit van een persoon, en niet in de gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid verbiedt. Zij ontnemen de overeenkomst evenmin haar wezenlijke inhoud.

Deze beperkingen gelden op dezelfde manier ten voordele van onze medewerkers, bestuurders en onderaannemers, die zich er tegenover u op kunnen beroepen.

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet nakomen van een verplichting wanneer dat het gevolg is van een omstandigheid buiten haar redelijke controle, zoals een storing bij een netwerk- of hostingleverancier, een cyberaanval van buitenaf, een overheidsmaatregel of een natuurramp. Duurt die omstandigheid langer dan zestig dagen, dan kan elke partij de overeenkomst beëindigen zonder vergoeding.

U vrijwaart ons tegen aanspraken van derden — waaronder uw klanten, uw reizigers en toezichthoudende autoriteiten — die hun oorzaak vinden in uw gebruik van het platform, in de gegevens die u erin brengt, of in het niet nakomen van uw verplichtingen uit artikel 11. Deze vrijwaring geldt niet voor het deel van de aanspraak dat het gevolg is van een tekortkoming van onze kant.

Wil u een schadegeval op ons verhalen, dan meldt u het binnen twee maanden nadat u er kennis van heeft gekregen. Een aanspraak die u niet binnen twaalf maanden na het schadegeval in rechte inleidt, vervalt.

13. Wijzigingen aan deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de regelgeving verandert, wanneer de dienst verandert, of wanneer wij een bepaling verduidelijken.

Een wijziging die uw rechten of verplichtingen wezenlijk raakt, melden wij u minstens dertig dagen voordat zij ingaat, per e-mail op het adres dat wij van u hebben of via een bericht in het platform. Gaat u er niet mee akkoord, dan kan u het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder vergoeding en zonder verdere verplichting dan de betaling van de reeds geleverde periodes. Blijft u het platform na die datum gebruiken, dan geldt de nieuwe versie.

Wijzigingen die uw rechten en verplichtingen niet raken — taalkundige verbeteringen, gewijzigde contactgegevens, een aangepaste nummering — voeren wij door zonder voorafgaande melding. De geldende versie staat altijd op deze pagina, met de datum vanaf wanneer zij van toepassing is.

14. Overige bepalingen

Deze voorwaarden, samen met wat wij bij het afsluiten van uw abonnement schriftelijk met u zijn overeengekomen, vormen de volledige overeenkomst tussen ons over het gebruik van Paxbase.

Blijkt een beding uit deze voorwaarden nietig of niet uitvoerbaar, dan blijven de overige bedingen gelden, en vervangen wij het betrokken beding door een geldig beding dat zo dicht mogelijk bij de oorspronkelijke bedoeling aansluit.

Dat wij een recht uit deze voorwaarden een keer niet uitoefenen, betekent niet dat wij er afstand van doen.

U kan uw rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst niet overdragen zonder onze schriftelijke toestemming. Wij mogen dat wel in het kader van een overdracht van onze onderneming of van de activiteit waartoe Paxbase behoort; wij verwittigen u in dat geval, en u kan het abonnement opzeggen tegen de datum van de overdracht.

Berichten in het kader van deze overeenkomst gelden als geldig gegeven wanneer zij per e-mail worden verstuurd naar hello@paxbase.be, respectievelijk naar het e-mailadres dat u ons als contactadres heeft opgegeven.

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen over deze overeenkomst leggen wij eerst aan elkaar voor: de partij die een geschil vaststelt, meldt het schriftelijk aan de andere, en wij zoeken dertig dagen naar een oplossing in overleg. Lukt dat niet, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen bevoegd, meer bepaald de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk. Dit belet geen van beide partijen om in dringende gevallen een voorlopige maatregel te vragen aan de rechter die daarvoor bevoegd is.

Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands, het Frans en het Engels. Bij een verschil tussen de versies is de Nederlandse versie beslissend.