Uw specialisatie zit er standaard in, niet als maatwerk
Fietsreizen, wandelreizen, wintersport of schoolreizen — elk met eigen logistiek, eigen documenten en eigen seizoen. Kies hieronder uw type en bekijk wat er klaarstaat.
14 dagen gratis · Geen creditcard nodig · Maandelijks opzegbaar
Kies uw type
Huurfietsen, GPX en bagagevervoer bij hetzelfde vertrek
Een huurfiets en de gewenste maat kiest de deelnemer als optie bij de inschrijving; aanvullende gegevens zoals framemaat of type fiets vraagt u nadien op met een formulier per deelnemer — niemand hoeft te bellen.
GPX-tracks koppelt u aan de etappes van de reis en aan de dagen in het dossier; het dagprogramma print u als PDF met afstand en hoogtemeters per track. Voertuigen en materiaal voor bagagevervoer koppelt u met de logistiekmodule aan het dossier, naast het begeleidersteam. Verhuurt u ook los aan passanten, dan is er een aparte fietsverhuurmodule met eigen vloot, kalender, online boeking en check-in bij uitgifte en inname.
Etappes en overnachtingen, dag per dag in het dossier
Een wandelreis is een reeks dagen met elk een eigen programma en overnachting. Die structuur zit in het dossier, niet in een bijlage: per dag een titel, de activiteiten, het hotel en een gekoppelde GPX-track waaruit de afstand en de hoogtemeters komen.
Deelnemers krijgen hun dagprogramma en hun accommodatiegegevens via het klantenportaal, uit precies dezelfde bron als uw eigen draaiboek. Eén versie, dus geen tweede die kan verouderen.
Materiaal, skipassen en kamers op één vertrek
Materiaalgegevens per deelnemer — schoenmaat, skilengte, helm — vraagt u op met een formulier per deelnemer, met een overzicht van wie nog niet geantwoord heeft en één knop om te herinneren. Verzekeringen registreert u per deelnemer met de verzekeringsmodule.
Losse posten zoals skipassen of lessen koppelt u aan de juiste deelnemers; ze verschijnen als aparte regel op diens bestelbon en op de factuur die daaruit ontstaat. De kamerindeling maakt u per chalet of hotel op hetzelfde vertrek. En voor volgend seizoen dupliceert u het dossier inclusief diensten, taken en dagprogramma — u past enkel de data nog aan.
Eén factuur naar de school, communicatie naar de ouders
De school, het betalende gezin en de leerling zijn drie aparte relaties op hetzelfde vertrek: de school als dossierklant, het gezin als klant op de inschrijving, de leerling als deelnemer. Zo zit het ook in het dossier.
Factureer het hele dossier in één keer aan de school, of per gezin met een voorschot en een saldo, elk met een eigen vervaldatum en betaallink. Toestemming en medische gegevens vraagt u op met een formulier per leerling, en u ziet in één scherm wie nog niet heeft ingevuld — met één klik een herinnering. Identiteitsdocumenten laadt u per leerling op met vervaldatum; het dossier markeert wie er nog een paspoort mist.
Flamme Rouge: veertig vrijwilligers, één seizoen, acht uur per week minder administratie
Flamme Rouge organiseert fietsvakanties, reizen op maat en bedrijfsincentives — zonder één vaste medewerker. Het werk op de weg en in de loods gebeurt door een ploeg van ongeveer veertig vrijwilligers. De administratie daarachter draaide op rekenbladen, WhatsApp-groepen en veel overtypen.
Sinds Paxbase delen website, klantenportaal, vrijwilligersbeheer en administratie dezelfde basis. Deelnemers vullen hun eigen gegevens in — fietsmaat, dieet, vervoer — en die komen automatisch bij de juiste persoon in het juiste dossier. Klanten betalen hun saldo online. Vrijwilligers geven per reis hun beschikbaarheid door in hun eigen portaal.
Resultaat: acht uur per week minder administratie in het hoogseizoen, en één plek waar klant, vrijwilliger en organisatie hetzelfde dossier zien.
Vroeger zat alles verspreid over Excel, mails en losse documenten. Elke inschrijving moest ik overtypen in een ander bestand, en bij elke wijziging begon dat opnieuw. Ik was meer bezig met administratie dan met de reis zelf.
Dieter D'Haene
Oprichter Flamme Rouge
Zie het met uw eigen reis erin
Breng een reis mee die u dit seizoen organiseert. Wij zetten ze in het systeem en u ziet wat er standaard al voor u geregeld is.