GDPR & gegevensbescherming

Versie 1.0 · laatst bijgewerkt op 30 september 2026

De rolverdeling

De persoonsgegevens die u in het platform verwerkt — onder meer gegevens van uw klanten, reizigers en deelnemers — verwerken wij uitsluitend voor u en op uw instructie. U bent daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn uw verwerker. Artikel 8 van de algemene voorwaarden geldt als de schriftelijke overeenkomst die artikel 28 van de verordening vereist. U hoeft daarvoor geen apart document te ondertekenen.

Voor de gegevens die wij over u als klant verwerken — uw contactgegevens, uw facturatiegegevens, de aanmeldgegevens van uw beheerders en onze administratie rond uw abonnement — zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat staat in onze privacyverklaring.

Wat wij met de gegevens in uw omgeving doen

Wij slaan de gegevens op, ordenen, tonen, wijzigen, exporteren en verwijderen ze binnen het platform, met als enig doel u de dienst te leveren. Wij verwerken ze niet voor eigen doeleinden en wij verkopen ze niet.

Wij verwerken de gegevens enkel op uw gedocumenteerde instructie, waaronder de algemene voorwaarden en uw gebruik van de functies van het platform. Verplicht het recht van de Europese Unie of van een lidstaat ons tot een verwerking die daarbuiten valt, dan verwittigen wij u vooraf, tenzij dat recht die kennisgeving verbiedt.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten, en de aard en de risico's van de verwerking. Onze medewerkers en onderaannemers die toegang hebben tot de gegevens, zijn tot vertrouwelijkheid gehouden.

Elke omgeving heeft een eigen database met eigen toegangsgegevens, zodat de gegevens van onze klanten gescheiden blijven.

Subverwerkers

Wij doen voor de levering van de dienst een beroep op subverwerkers, onder meer voor hosting en voor ondersteunende technische diensten. U geeft ons daarvoor een algemene toelating. Wij leggen elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als die uit artikel 8 van de algemene voorwaarden, en wij blijven tegenover u aansprakelijk voor wat zij doen.

De actuele lijst van de subverwerkers die wij inzetten, vindt u hieronder. Vervangen wij een subverwerker of voegen wij er een toe, dan melden wij dat vooraf; heeft u daar een gegronde reden tegen, dan meldt u dat binnen veertien dagen en zoeken wij samen een oplossing. Vinden wij die niet, dan kan u het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder vergoeding.

Subverwerker	Rol	Vestiging	Doorgifte buiten EER
TransIP B.V.	Hosting en serverinfrastructuur	Nederland	—
MailerSend, Inc.	Versturen van transactionele e-mails	VS (opslag primair EU)	SCCs + DPF
Mollie B.V.	Verwerking van online betalingen	Nederland	—
Google Ireland Limited	Aanmelden via Google en kaartweergave	Ierland	SCCs + DPF
Anthropic (AI-diensten)	AI-functionaliteit (documentanalyse)	VS	SCCs
Exact Holding B.V. (ExactOnline)	Boekhoudkundige koppeling (optionele module)	Nederland	—
Teamleader NV	CRM-koppeling (optionele module)	België	—

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met een doorgiftemechanisme dat de verordening toelaat, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Vragen van uw klanten, reizigers en deelnemers

Vraagt een betrokkene bij ons om inzage, verbetering, verwijdering of overdracht van zijn gegevens uit uw omgeving, dan behandelen wij die vraag niet zelf: wij verwijzen de betrokkene naar u en wij brengen u op de hoogte. U bent voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke, dus u beslist en u antwoordt.

Wij helpen u om zo'n vraag te behandelen met de functies die het platform daarvoor bevat. Per klant kan u een inzagedossier samenstellen en als ZIP-bestand downloaden, het overzicht van de gegeven toestemmingen bekijken en bijwerken, en een verwijderingsverzoek verwerken, waarbij het platform u toont tot wanneer een wettelijke bewaarplicht loopt.

Gaat het over uw eigen gegevens als klant van Paxbase, dan bent u bij ons aan het juiste adres. Hoe u die rechten uitoefent, staat in onze privacyverklaring.

Bijstand en controle

Wij helpen u bij het nakomen van uw verplichtingen inzake beveiliging, melding van gegevensinbreuken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, in de mate dat dit van ons als verwerker redelijk verwacht kan worden. Wij stellen u de informatie ter beschikking die u nodig heeft om aan te tonen dat artikel 8 wordt nageleefd, en wij maken een audit of inspectie mogelijk. U vraagt zo'n audit minstens dertig dagen vooraf aan, hij verstoort onze dienstverlening niet, en u draagt de kosten ervan tenzij hij een tekortkoming van onze kant aan het licht brengt.

Gegevensinbreuken

Stellen wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens in uw omgeving vast, dan melden wij u dat zonder onredelijke vertraging, met de informatie waarover wij beschikken. Of en hoe u de toezichthoudende autoriteit en de betrokkenen inlicht, beslist u; dat is uw verplichting als verwerkingsverantwoordelijke.

Na uw opzegging

Na de beëindiging van uw abonnement houdt u nog dertig kalenderdagen toegang tot uw omgeving om uw gegevens te exporteren met de exportfuncties uit artikel 7 van de algemene voorwaarden. Exporteer daarom zelf wat u wil bewaren, binnen die termijn.

Wil u dat wij uw omgeving en de gegevens erin verwijderen, dan vraagt u dat aan via hello@paxbase.be. Wij behandelen die vraag en laten u weten wat wij verwijderen en wat wij wettelijk moeten bewaren, in het bijzonder facturatie- en boekhoudgegevens.

Vragen

Vragen over deze rolverdeling of over de verwerking van gegevens in uw omgeving? Mail naar hello@paxbase.be.