Privacyverklaring

Versie 1.1 · bijgewerkt op 30 september 2026 (v1.1: cookiebeleid toegevoegd)

Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

Paxbase is het platform van Exsited BV, met zetel te Patrijsstraat 1, 8540 Deerlijk, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0533.883.644, BTW BE 0533.883.644. Waar in deze verklaring "Paxbase", "wij" of "ons" staat, wordt Exsited BV bedoeld. Voor alles wat in deze verklaring staat, is Exsited BV de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U bereikt ons op hello@paxbase.be.

Waarover deze verklaring gaat, en waarover niet

Deze verklaring gaat over de gegevens die wij voor onszelf verwerken: de gegevens van onze klanten en van de beheerders van hun omgeving, de gegevens van ondernemingen die wij als mogelijke klant benaderen, en de gegevens die wij verzamelen wanneer u onze website paxbase.be bezoekt.

Zij gaat niet over de persoonsgegevens die u met Paxbase verwerkt — de gegevens van uw klanten, reizigers, deelnemers, begeleiders en leveranciers. Die gegevens staan in uw omgeving, u beslist erover, en wij verwerken ze uitsluitend voor u en op uw instructie. Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. De rolverdeling staat op GDPR & gegevensbescherming; de bindende afspraken staan in artikel 8 van onze algemene voorwaarden.

Benaderen wij u als mogelijke klant en wil u weten welke gegevens wij daarvoor gebruiken, dan staat dat op de pagina over prospectgegevens.

Bezoekt u onze website en wil u weten welke cookies wij plaatsen, waarvoor en hoe lang, dan staat dat in onze cookieverklaring. U kunt uw voorkeur op elk moment aanpassen via de cookiebanner onderaan de pagina.

Welke gegevens wij verwerken

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij:

• uw identificatie- en contactgegevens en die van uw contactpersonen: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer;
• uw facturatiegegevens: facturatieadres, ondernemingsnummer, btw-nummer en de gegevens van uw betalingen;
• de aanmeldgegevens van de beheerders van uw omgeving;
• technische gegevens over het gebruik van het platform: server- en activiteitenlogs en logs van verzoeken aan onze programmeerinterface;
• de berichten die u ons stuurt en onze antwoorden daarop;
• als u onze website bezoekt en daarvoor toestemming geeft: geanonimiseerde bezoekstatistieken via Google Analytics 4 (pagina's bezocht, bezoekduur, bron van uw bezoek). Meer details staan in de cookieverklaring.

Waarvoor wij ze gebruiken, en op welke grondslag

• Om de overeenkomst met u uit te voeren — uw omgeving aanmaken en beheren, uw abonnement administreren, u ondersteunen bij vragen. Grondslag: artikel 6, lid 1, b) van de verordening.
• Om onze wettelijke verplichtingen na te komen — facturatie, boekhouding en btw. Grondslag: artikel 6, lid 1, c) van de verordening.
• Om het platform te beveiligen en misbruik vast te stellen — hiervoor gebruiken wij de logs. Grondslag: artikel 6, lid 1, f) van de verordening, met als gerechtvaardigd belang de beveiliging van het platform en van de gegevens van onze klanten.
• Om onze website te analyseren en te verbeteren — enkel na uw toestemming via de cookiebanner. Grondslag: artikel 6, lid 1, a) van de verordening.

Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden en wij verkopen ze niet.

Hoe lang wij ze bewaren

Uw contact- en accountgegevens bewaren wij zolang uw abonnement loopt. Na de beëindiging houdt u nog dertig kalenderdagen toegang tot uw omgeving om uw gegevens te exporteren; artikel 7 van de algemene voorwaarden beschrijft wat daarna met uw omgeving gebeurt.

Facturatie- en boekhoudgegevens bewaren wij zolang de wettelijke bewaarplicht loopt. Die termijn wordt bepaald door de boekhoud- en btw-wetgeving en bedraagt minstens zeven jaar.

Logs bewaren wij zolang zij nodig zijn om het platform te beveiligen en om storingen en misbruik te onderzoeken.

Websitestatistieken via Google Analytics 4 bewaren wij maximaal dertien maanden, overeenkomstig de standaard bewaartermijn van Google Analytics 4.

Aan wie wij gegevens doorgeven

Wij geven uw gegevens door aan de partijen die wij nodig hebben om de dienst te leveren en onze verplichtingen na te komen: onze hostingpartner, partijen die ons ondersteunende technische diensten leveren, onze boekhouder, en overheidsinstanties wanneer de wet ons daartoe verplicht. Met de partijen die voor ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Een actuele lijst van onze subverwerkers is beschikbaar op verzoek.

Wij verkopen uw gegevens niet en wij geven ze niet door voor de commerciële doeleinden van derden.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met een doorgiftemechanisme dat de verordening toelaat, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Google LLC verwerkt via Google Analytics 4 gegevens in de Verenigde Staten, op basis van het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795) en, waar dat kader niet geldt, op basis van de standaardcontractbepalingen.

Uw rechten

U heeft het recht om inzage te vragen in de gegevens die wij over u verwerken, om ze te laten verbeteren of wissen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust, en om de gegevens die u ons heeft verstrekt in een gangbaar formaat te ontvangen.

U oefent die rechten uit via hello@paxbase.be. Wij antwoorden binnen één maand na uw verzoek. Hebben wij meer tijd nodig, dan laten wij u dat binnen die maand weten, met de reden.

Wissing is niet in alle gevallen mogelijk: wat wij wettelijk moeten bewaren, in het bijzonder facturatie- en boekhoudgegevens, kunnen wij niet verwijderen zolang die bewaarplicht loopt. Vragen wij u om gegevens te wissen die wij nog nodig hebben om de overeenkomst uit te voeren, dan zeggen wij u dat en leggen wij uit waarom.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be. Wij stellen het op prijs als u eerst bij ons aanklopt, zodat wij het kunnen rechtzetten.

Wijzigingen aan deze verklaring

Wijzigt deze verklaring, dan plaatsen wij de nieuwe versie op deze pagina, met de datum waarop zij is bijgewerkt. De geldende versie is altijd die op deze pagina.

Contact

Vragen over uw gegevens of over deze verklaring? Mail naar hello@paxbase.be.