Privacyverklaring voor prospects

Wie is verantwoordelijk voor deze gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is Exsited BV, met zetel te Patrijsstraat 1, 8540 Deerlijk, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0533.883.644, btw BE 0533.883.644. Paxbase is een handelsnaam van Exsited BV. U bereikt ons voor alles wat op deze pagina staat op hello@paxbase.be.

Waar wij uw gegevens vandaan hebben

Wij hebben uw gegevens niet van u gekregen. Ze komen uit twee soorten bronnen:

• Openbare bronnen — uw eigen website, uw publiek boekingsportaal en de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
• Een zakelijke verrijkingsdienst — Clay Labs Inc (clay.com), een commerciële dienst die publiek beschikbare bedrijfsgegevens van Belgische reisbureaus samenbrengt en die buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd.

Concreet gaat het om gegevens over uw onderneming: naam, adres, ondernemings- of btw-nummer, een algemeen telefoonnummer, een algemeen e-mailadres, uw website en het soort reizen dat u aanbiedt. Waar wij hebben vastgesteld dat uw bureau een publiek boekingsportaal van een bepaalde leverancier gebruikt, bewaren wij bij dat gegeven ook onze eigen vaststelling met datum, zodat wij u kunnen tonen waarop wij ons baseren.

Wij richten ons op algemene, onpersoonlijke contactadressen van ondernemingen. Voor berichten die u niet gevraagd heeft, gebruiken wij uitsluitend een adres waarvan wij hebben vastgesteld dat het niet op naam van één persoon staat. Staat een adres op naam van één persoon, of hebben wij dat niet kunnen vaststellen, dan blijft het voor die berichten ongebruikt — tenzij u ons voor dat adres zelf toestemming gaf.

Neemt u zelf contact met ons op, bijvoorbeeld door op een bericht te antwoorden of door een demo te vragen, dan antwoorden wij u op het adres dat u daarvoor gebruikte, ook als dat uw persoonlijke werkadres is. Dat gebruik steunt niet op de regel voor onpersoonlijke zakelijke adressen, maar op het contact dat u zelf met ons legde — en ook dat stopt zodra u het vraagt.

Waarvoor wij ze gebruiken, en op welke grondslag

Wij gebruiken deze gegevens om uw bureau zakelijk te benaderen over Paxbase, om te beoordelen of ons platform bij uw werking past, en om uw reactie op te volgen.

Wij sturen u daarvoor ten hoogste vier berichten. Dat is een totaal — niet vier per campagne en niet vier per jaar — en geen enkel bericht uit die reeks gaat twee keer naar u. Wij houden per bureau bij welke berichten al vertrokken zijn; een vijfde wordt geweigerd, zodat die grens niet alleen een belofte op deze pagina is. In elk van die berichten staat een afmeldlink. Meldt u zich af, dan stopt de reeks meteen, ook als die vier nog niet bereikt zijn.

Antwoordt u ons zelf, of spreekt u met ons naar aanleiding van een demo, dan valt onze verdere correspondentie met u buiten die vier: dat is een gesprek dat u zelf begon, en dat stopt zodra u dat vraagt.

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6(1)(f) AVG): als Belgische aanbieder van software voor reisbureaus hebben wij er belang bij ondernemingen in precies die sector te laten weten dat er een lokaal alternatief bestaat. Wij hebben dat belang afgewogen tegen uw belangen: wij benaderen enkel ondernemingen, enkel op contactgegevens waarvan wij hebben vastgesteld dat ze algemeen en zakelijk zijn of waarvoor u ons toestemming gaf, over een onderwerp dat rechtstreeks met uw beroepsactiviteit te maken heeft, in ten hoogste vier berichten, en met een afmeldmogelijkheid in elk bericht. Wilt u de afweging zelf inzien, vraag ze dan op via hello@paxbase.be.

Wie uw gegevens te zien krijgt

Uw gegevens blijven binnen Exsited BV. Daarbuiten zijn er twee categorieën ontvangers, die uitsluitend in onze opdracht handelen (verwerkers):

• onze hostingpartner, waar onze systemen draaien (servers in de Europese Unie);
• de dienst waarmee wij e-mail versturen en bezorging opvolgen.

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door voor de doeleinden van iemand anders. Waar wij wettelijk verplicht zijn gegevens aan een overheid te bezorgen, doen wij dat.

Hoelang wij ze bewaren

Wij bewaren drie dingen apart, met een verschillende termijn, omdat ze een verschillend doel hebben:

• Het prospectrecord — uw bedrijfsgegevens en onze contacthistoriek — bewaren wij in ons platform 24 maanden na ons laatste contact met uw bureau. Daarna verwijderen wij het, tenzij u klant wordt: dan geldt de bewaartermijn van onze privacyverklaring voor klanten.
• Het afmeldregister — als u zich afmeldt, houden wij uw e-mailadres in een aparte onderdrukkingslijst bij. Die bewaren wij onbeperkt, zolang wij prospectie doen. Dat is nodig om uw afmelding te kunnen blíjven naleven: zouden wij die lijst wissen, dan zou u bij een volgende lijstopbouw opnieuw een bericht krijgen. In dat register staat niets meer dan wat daarvoor nodig is.
• Het verzendspoor — om ons aan de grens van vier berichten te kunnen houden, bewaren wij per bureau welk bericht al vertrokken is, wanneer, en een vingerafdruk van uw e-mailadres in plaats van het adres zelf, berekend met een sleutel die alleen wij hebben. Uit die vingerafdruk valt uw adres niet te herleiden; wij herkennen het er wel in wanneer wij het opnieuw tegenkomen. Het blijft dus een persoonsgegeven, met alle rechten hieronder erop. Wij bewaren dat zolang wij prospectie doen, om dezelfde reden als het afmeldregister: zouden wij het wissen, dan begint de teller opnieuw en zou u alsnog een vijfde bericht kunnen krijgen. In dat spoor staat niets meer dan wat daarvoor nodig is.

Eén kopie valt vandaag buiten die termijnen, en dat zeggen wij u liever zelf. Het bestand waarmee wij deze prospectlijst hebben opgebouwd, is terechtgekomen in de versiegeschiedenis van onze eigen broncode. Zo’n geschiedenis bewaart elke oudere versie van een bestand en kent uit zichzelf geen vervaltermijn: de drie termijnen hierboven gelden er niet voor, en een verwijdering in ons platform haalt die kopie er niet uit. Ze staat niet op onze website en is niet publiek opvraagbaar, maar ze is wel leesbaar voor iedereen die toegang heeft tot onze broncode, en er bestaan kopieën van bij de diensten die die broncode voor ons bewaren.

Wij laten dat niet zo. Het opruimen van die kopie is beslist en wordt voorbereid; het vraagt een ingreep op de volledige geschiedenis en op elke kopie ervan, en die doen wij in één gecontroleerde beurt. Vraagt u ons vandaag om wissing, dan verwijderen wij binnen de maand wat wij in ons platform en in onze werkbestanden over u bewaren en bevestigen wij u dat — en wij zeggen u er uitdrukkelijk bij dat deze kopie op dat moment nog bestaat en wanneer wij ze verwachten weg te hebben. Zodra die opruiming gedraaid is, vervalt deze alinea en verdwijnt ze van deze pagina.

Uw rechten

U heeft tegenover ons de volgende rechten. Voor elk daarvan volstaat een bericht aan hello@paxbase.be. Wij antwoorden binnen één maand.

• Inzage — u krijgt een kopie van wat wij over u bewaren, inclusief de bron per gegeven (artikel 15).
• Rectificatie — is een gegeven onjuist of onvolledig, dan verbeteren wij het (artikel 16). Verrijkte gegevens kunnen verouderd zijn; wij stellen die verbetering op prijs.
• Wissing — u kan vragen uw gegevens te verwijderen (artikel 17). Dat gaat over alles wat wij over u bewaren, niet alleen over het prospectrecord: ook het verzendspoor valt eronder. Eén uitzondering: uw vermelding in het afmeldregister houden wij, want díe vermelding is precies de maatregel waarmee wij uw afmelding naleven — zouden wij ze wissen, dan zou u bij een volgende lijstopbouw opnieuw een bericht krijgen (artikel 17, lid 3, b)). Voor de kopie in onze versiegeschiedenis geldt wat hierboven onder Hoelang wij ze bewaren staat.
• Beperking — u kan vragen het gebruik op te schorten terwijl een betwisting loopt (artikel 18).
• Bezwaar — u kan zich verzetten tegen dit gebruik (artikel 21). Bij bezwaar tegen direct marketing stoppen wij zonder afweging: één bericht van u en wij nemen geen contact meer op. Dat kan ook met de afmeldlink onderaan elk bericht waarmee wij u over Paxbase benaderen.

Er is geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen voor u.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Uw prospectrecord staat in onze eigen omgeving bij onze hostingpartner. Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat enkel met een doorgiftemechanisme dat de verordening toelaat: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen.

Voor u speelt een geval: bezoekt u deze website en geeft u daarvoor toestemming, dan verwerkt Google LLC via Google Analytics 4 gegevens in de Verenigde Staten. Die doorgifte berust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795) en, waar dat kader niet geldt, op de standaardcontractbepalingen. Zonder uw toestemming gebeurt die verwerking niet; meer daarover in onze cookieverklaring.

De zakelijke verrijkingsdienst waaruit een deel van uw bedrijfsgegevens komt, is buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd. Wij hebben die gegevens van die dienst ontvangen; wij hebben voor die verrijking zelf geen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte gebracht, en die dienst verwerkt uw gegevens niet voor ons.

Wil u weten welk doorgiftemechanisme in uw geval geldt, of wil u een kopie van de gebruikte waarborgen ontvangen, dan bezorgen wij u die op eenvoudig verzoek via hello@paxbase.be (artikel 14, lid 1, f) en artikel 15, lid 2).

Niet tevreden met ons antwoord

U kan een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij horen het liever eerst zelf, maar dat recht staat daar volledig los van.