Hoe Flamme Rouge met 40 vrijwilligers en één platform een volledig reisseizoen draait
Fietsvakanties van A tot Z, zonder vaste medewerkers — met één plek waar klant, vrijwilliger en organisatie hetzelfde dossier zien.
14 dagen gratis · Geen creditcard nodig · Maandelijks opzegbaar
Samenvatting
Flamme Rouge organiseert fietsvakanties en cyclosportieve ervaringen, van kalenderreizen tot bedrijfsincentives. Het bedrijf werkt zonder vaste medewerkers: een team van zo'n 40 vrijwilligers doet het werk op de weg en in de loods. De administratie daarachter draaide op losse tools, WhatsApp-groepen en veel handwerk. Met Paxbase kregen website, klantenportaal, vrijwilligersbeheer en administratie één gedeelde basis. Resultaat: 8 uur per week minder administratie in hoogseizoen en één plek waar klant, vrijwilliger en organisatie hetzelfde dossier zien.
Herkenbaar?
De situatie waar Flamme Rouge vandaan komt, is die van veel reisorganisaties.
Dure webbouwer voor elke aanpassing
Een vertrekdatum wijzigen of een reis toevoegen? Dat betekende wachten op — en betalen voor — een externe webbouwer. De website liep daardoor structureel achter op het echte aanbod.
Alles twee keer overtypen
Een boeking kwam binnen via de website of mail, en werd daarna manueel overgenomen in spreadsheets, de boekhouding en de WhatsApp-planning. Elke overdracht was een kans op fouten.
Software zonder AI-mogelijkheden
Klassieke reisbureaupakketten zijn gebouwd rond een verkoopbalie, niet rond vrijwilligers en eigen materiaal — en helpen niet mee: geen automatische verwerking, geen slimme koppelingen.
Het verschil met AI ingebouwd: in Paxbase komen antwoorden op reisformulieren (fietsmaat, dieet, vervoer) automatisch bij de juiste deelnemer in het juiste dossier terecht — niemand typt nog iets over. Documenten, bevestigingen en opvolging vertrekken vanuit dezelfde data. Dát is het verschil tussen software die registreert en een platform dat meewerkt.
Fietsvakanties zonder vaste medewerkers
Flamme Rouge, opgericht door Dieter D'Haene, verzorgt fietsvakanties van A tot Z: kalenderreizen op vaste data, reizen op maat voor particulieren, incentives voor bedrijven en cyclosportieve uitdagingen. Daarnaast verhuurt het fietsen. Eigen loods, vier camionettes en een huurvloot horen bij de basisuitrusting.
Het bijzondere zit in het team: geen vaste medewerkers, wel zo'n 40 vrijwilligers die als begeleider, chauffeur of mecanicien meereizen.
De uitdaging
Elke reis is een dossier met deelnemers, betalingen, transport, fietsen en een ploeg vrijwilligers. Die informatie zat verspreid over website, spreadsheets, mailbox en WhatsApp-groepen. Dat leidde tot terugkerende problemen:
- Beschikbaarheden van vrijwilligers werden per reis apart opgevraagd en handmatig samengelegd.
- Betalingen en saldo's moesten manueel opgevolgd en nagebeld worden.
- Klanten en vrijwilligers stelden dezelfde vragen via verschillende kanalen, omdat er geen plek was waar ze zelf hun dossier konden bekijken.
- Vergoedingen en onkosten van vrijwilligers werden na de reis gereconstrueerd.
Een klassiek reisbureaupakket paste niet: die zijn gebouwd rond een verkoopbalie, niet rond een organisatie die met vrijwilligers en eigen materiaal werkt. Meerdere losse tools aan elkaar knopen was de andere optie, maar dat bracht het probleem terug naar af: opnieuw vijf plekken waar hetzelfde dossier leeft.
Vroeger zat alles verspreid over Excel, mails en losse documenten. Elke inschrijving moest ik overtypen in een ander bestand, en bij elke wijziging begon dat opnieuw. Ik was meer bezig met administratie dan met de reis zelf.
Dieter D'Haene
Oprichter Flamme Rouge
Eén systeem voor drie doelgroepen
Paxbase werd ingezet als één systeem voor organisatie, klanten en vrijwilligers. Daarbovenop draait de publieke website met het reisaanbod op dezelfde data, en vertrekken marketingmails vanuit dezelfde applicatie. De uitrol gebeurde stapsgewijs, in de volgorde die het meeste druk wegnam: eerst vrijwilligers, dan logistiek, dan finance en dossieropvolging. Niet alles tegelijk, wel elke stap meteen in gebruik.
Een aandachtspunt van bij het begin: de vrijwilligerscultuur mocht niet koud worden door digitalisering. Daarom is het portaal opgezet als hulpmiddel voor wie meereist, niet als controlesysteem.
Organisatie
Dossierbeheer, CRM, facturatie en vrijwilligersbeheer in één omgeving. Elke reis is één dossier waar deelnemers, betalingen, transport en ploegsamenstelling samenkomen.
Klanten
Klanten zien hun dossier, volgen betalingen op en betalen saldo's online via Mollie, tekenen bestelbonnen digitaal en raadplegen hun facturen.
Vrijwilligers
Onboarding met digitale overeenkomst, beschikbaarheden doorgeven per reis, eigen dossiers en transport bekijken, vergoedingen en onkosten opvolgen.
Saldo's online betalen, zonder nabellen
Klanten volgen hun dossier zelf op en betalen openstaande saldo's online via Mollie. Geen herinneringsmails meer typen, geen betalingen meer overtikken in een rekenblad.
Beschikbaarheden in één beweging
Vrijwilligers geven per reis hun beschikbaarheid door in hun eigen portaal. De organisatie ziet meteen wie kan meereizen als begeleider, chauffeur of mecanicien — zonder losse berichten samen te leggen.
Het resultaat
8 uur/week
minder administratie in hoogseizoen
95%
van de saldo's wordt online betaald zonder herinnering
40%
minder WhatsApp-vragen
€ 1.000+
besparing aan webbouwerskosten per jaar
4×
betere SEO-score in Google Core Vitals
40 vrijwilligers
opvolgen van het hele team werd een pak eenvoudiger
“Nu zit alles in één platform: dossiers, betalingen, bestelbonnen en communicatie. Klanten volgen hun eigen dossier op en ik hoef niets meer dubbel in te geven. Dat scheelt uren per week, en fouten door overtypen zijn gewoon weg.”
Dieter D'Haene
Oprichter Flamme Rouge
“De vrijwilligersmodule was voor mij de grootste winst. Beschikbaarheden, overeenkomsten, vergoedingen en transport zitten op één plek, en iedereen ziet meteen waar hij verwacht wordt. De logistiek van een reis plannen is daardoor veel overzichtelijker geworden.”
Dieter D'Haene
Oprichter Flamme Rouge
“Een nieuwe reis opmaken doe ik nu op één plek: programma, prijzen en beschikbaarheid staan meteen juist op de website en in de offertes. Vroeger moest ik dat drie keer apart invullen. En omdat Paxbase de pagina's zelf goed structureert, worden onze reizen ook beter gevonden in Google, zonder dat ik daar extra werk in steek.”
Ise
Flamme Rouge
Wat nu
Flamme Rouge draait het seizoen 2027 volledig op Paxbase. De volgende stap is een eigen Flamme Rouge-app, met alles uit het portaal plus chat per dossier en pushberichten naar klanten en vrijwilligers.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie betekent?
Plan een gesprek — we tonen je in 30 minuten hoe Paxbase ook jouw werking kan dragen.