Een groepsvertrek is hier één object, geen twaalf bestanden
Deelnemerslijst, kamerindeling, betaalstatus, documenten, taken en begeleiders — allemaal aan hetzelfde vertrek. Wijzigt er één ding, dan weet u meteen waar het doorwerkt.
14 dagen gratis · Geen creditcard nodig · Maandelijks opzegbaar
Wat er aan één vertrek hangt
Deelnemerslijst
Elke deelnemer met eigen gegevens, paspoortgegevens, kamertype en bijzonderheden. Dieet- en medische informatie vraagt u op bij de inschrijving; extra gegevens zoals maten haalt u op met een formulier per deelnemer. Inschrijvingen komen rechtstreeks uit uw website binnen bij het juiste vertrek.
Kamerindeling
Kamers verdelen op het vertrek zelf, met wie-bij-wie via slepen en neerzetten, per hotel of chalet. De generator telt de eenpersoonskamers en zet de toeslagregel klaar. De prijs bevestigt u zelf — wij herberekenen geen factuur die al bij uw klant ligt.
Betaalstatus per inschrijving
Voorschot, saldo en vervaldag per inschrijving in plaats van één bedrag voor de hele groep. U ziet in één scherm wie nog moet betalen en stuurt betaallinks in bulk, zonder te sorteren in een rekenblad.
Documenten per deelnemer
Paspoortkopieën met vervaldatum, verzekeringsattesten en ondertekende bestelbonnen staan bij de juiste persoon, niet in één map voor de hele groep. Reisbescheiden en overige stukken beheert u op dossierniveau.
Taken en draaiboek
Taken met verantwoordelijke en deadline op het vertrek, vervoer en verblijf in de dienstenlijst, en een draaiboek-PDF die dat samenbrengt. Herbruikbaar via draaiboeksjablonen en het dupliceren van een dossier.
Begeleiders en vrijwilligers (module)
Beschikbaarheden opvragen per vertrek, rollen toewijzen, vergoedingen en onkosten opvolgen met goedkeuring en uitbetaling. Werkt ook voor begeleiders die geen personeel zijn, met een eigen portaal. Beschikbaar als module.
Waarom een generiek pakket dit niet doet
De meeste reissoftware is gebouwd rond een verkoopbalie: één klant, één boeking, één factuur. Bij een groepsvertrek klopt die aanname op geen enkel punt. U hebt één vertrek, veertig mensen, veertig betaalstatussen, twintig kamers, en één factuur die mogelijk naar een school of een vereniging gaat in plaats van naar de deelnemers.
Wie dat met generieke software oplost, bouwt de ontbrekende laag zelf: een rekenblad voor de deelnemerslijst, een tweede voor de kamers, een WhatsApp-groep voor de begeleiders, een map voor de documenten. Dat werkt — tot iemand annuleert. Dan moeten vier plaatsen tegelijk aangepast worden en wordt er één vergeten.
In Paxbase hangt alles aan het vertrek. U past het op één plaats aan en ziet meteen waar het doorwerkt.
Eén scherm, en de rest hangt eraan
Een vertrek opent op zijn deelnemerslijst: wie er mee is, wie betaald heeft, wie zijn paspoort nog moet opladen en wie nog geen kamer heeft. Daarnaast staan de tabbladen voor kamerlijsten, diensten, taken, team en documenten — allemaal op hetzelfde vertrek.
Wilt u het echt zien in plaats van beschreven: dat is precies wat het gesprek van dertig minuten is.
Wat groepsreisbureaus ons vragen
Flamme Rouge: veertig vrijwilligers, één seizoen, acht uur per week minder administratie
Flamme Rouge organiseert fietsvakanties, reizen op maat en bedrijfsincentives — zonder één vaste medewerker. Het werk op de weg en in de loods gebeurt door een ploeg van ongeveer veertig vrijwilligers. De administratie daarachter draaide op rekenbladen, WhatsApp-groepen en veel overtypen.
Sinds Paxbase delen website, klantenportaal, vrijwilligersbeheer en administratie dezelfde basis. Deelnemers vullen hun eigen gegevens in — fietsmaat, dieet, vervoer — en die komen automatisch bij de juiste persoon in het juiste dossier. Klanten betalen hun saldo online. Vrijwilligers geven per reis hun beschikbaarheid door in hun eigen portaal.
Resultaat: acht uur per week minder administratie in het hoogseizoen, en één plek waar klant, vrijwilliger en organisatie hetzelfde dossier zien.
Vroeger zat alles verspreid over Excel, mails en losse documenten. Elke inschrijving moest ik overtypen in een ander bestand, en bij elke wijziging begon dat opnieuw. Ik was meer bezig met administratie dan met de reis zelf.
Dieter D'Haene
Oprichter Flamme Rouge
Laat ons uw eerstvolgende vertrek nabouwen
Breng een reis mee die u binnenkort organiseert. In dertig minuten staat ze in het systeem en ziet u wat er verandert aan uw werk.